Chuẩn Bị Sang Nhật và Thủ Tục Về Nước: Hướng Dẫn Toàn Diện cho Người Việt

Quyết định sang Nhật Bản sinh sống, làm việc hoặc du học là một bước ngoặt lớn trong cuộc đời. Hành trình này đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ trước khi lên đường cho đến khi trở về quê hương. Bài viết này tổng hợp toàn bộ những việc cần làm khi chuẩn bị sang Nhật và các thủ tục về nước quan trọng mà bạn không thể bỏ qua.

1. Chuẩn Bị Giấy Tờ Trước Khi Sang Nhật

Trước khi đặt chân lên đất Nhật, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ quan trọng. Việc chuẩn bị không đầy đủ có thể dẫn đến việc bị từ chối nhập cảnh hoặc gặp khó khăn khi làm thủ tục tại Nhật.

Các giấy tờ cần thiết khi nhập cảnh Nhật Bản

Theo thông tin từ Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam, visa có thể được xin trước ngày nhập cảnh tối đa 3 tháng và thời gian xét duyệt tối thiểu là 5 ngày làm việc.

Xem thêm về quy trình xin visa tại bài viết Hướng dẫn toàn diện về Visa và Nhập cảnh Nhật Bản.

Giấy tờ tùy thân và hồ sơ cá nhân

Ngoài các giấy tờ nhập cảnh, bạn nên mang theo:

• Bằng lái xe quốc tế (nếu có kế hoạch lái xe tại Nhật)
• Hồ sơ sức khỏe và đơn thuốc (cho thuốc đặc trị)
• Bằng cấp, chứng chỉ học vấn (cần công chứng và dịch sang tiếng Nhật)
• Hộ khẩu, giấy khai sinh (bản công chứng)

2. Những Việc Cần Làm Ngay Sau Khi Đến Nhật

Sau khi nhập cảnh thành công, có một số thủ tục bắt buộc phải hoàn thành trong thời gian nhất định. Đặc biệt, deadline 14 ngày rất quan trọng và không được bỏ qua.

Đăng ký địa chỉ cư trú

Trong vòng 14 ngày sau khi xác định chỗ ở, bạn phải đăng ký địa chỉ tại văn phòng thành phố/quận (市役所/区役所). Đây là thủ tục nền tảng, bởi vì:

• Sau khi đăng ký, bạn sẽ được cấp My Number (số quản lý cá nhân)
• My Number là cơ sở để đăng ký bảo hiểm y tế, lương hưu
• Cần thiết để mở tài khoản ngân hàng, đăng ký SIM điện thoại

Tham khảo hướng dẫn chi tiết tại Japan Living Life - Moving to Japan Guide để nắm được toàn bộ quy trình đăng ký.

Đăng ký bảo hiểm y tế

Nhật Bản áp dụng hệ thống bảo hiểm y tế toàn dân. Bạn cần tham gia một trong hai loại:

1. Bảo hiểm y tế theo công ty (健康保険): Nếu đi làm, công ty sẽ hỗ trợ đóng bảo hiểm
2. Bảo hiểm y tế quốc gia (国民健康保険): Nếu là học sinh, freelancer hoặc không có công ty bảo lãnh

Lưu ý quan trọng: Từ ngày 2/12/2024, thẻ bảo hiểm y tế bằng giấy đã ngừng phát hành. Thay vào đó, bạn sẽ sử dụng My Number Card làm chứng minh bảo hiểm. Các thẻ cũ vẫn có giá trị đến ngày 1/12/2025.

Xem thêm về bảo hiểm y tế tại Nhật trong bài Y tế và Bảo hiểm sức khỏe tại Nhật Bản.

Mở tài khoản ngân hàng

Để sinh hoạt và nhận lương tại Nhật, bạn cần mở tài khoản ngân hàng. Mang theo:

• Thẻ cư trú (Zairyu Card) + hộ chiếu
• Số điện thoại Nhật Bản (bắt buộc để xác minh danh tính)
• Địa chỉ đã đăng ký tại Nhật

Xem hướng dẫn chi tiết tại Ngân hàng và Tài chính cá nhân tại Nhật Bản.

3. Checklist Chuẩn Bị Toàn Diện Trước Khi Sang Nhật

Dưới đây là checklist chi tiết được tổng hợp từ Japan Handbook - Moving to Japan Checklist 2025 và kinh nghiệm thực tế của nhiều người Việt tại Nhật:

2-6 tháng trước khi đi

• [ ] Nghiên cứu và chọn loại visa phù hợp (Visa lao động, du học, đặc định kỹ năng...)
• [ ] Liên hệ với công ty/trường học tại Nhật để xin COE
• [ ] Xin visa tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Nhật tại Việt Nam
• [ ] Nghiên cứu về vùng ở và tìm kiếm nhà/phòng trọ
• [ ] Tìm hiểu chi phí sinh hoạt tại Chi phí sinh hoạt tại Nhật Bản
• [ ] Đăng ký học tiếng Nhật (nếu chưa đủ trình độ)

1-2 tháng trước khi đi

• [ ] Sắp xếp đồ đạc, bán/cho đồ không cần thiết
• [ ] Thông báo với cơ quan, ngân hàng, các dịch vụ đang sử dụng tại Việt Nam
• [ ] Chuẩn bị hành lý và đồ dùng cá nhân
• [ ] Mua vé máy bay
• [ ] Chuẩn bị tiền tệ (yen Nhật) và thẻ quốc tế

1-2 tuần trước khi đi

• [ ] In và kiểm tra lại toàn bộ giấy tờ
• [ ] Cài đặt ứng dụng hữu ích (Google Maps, Google Translate, LINE...)
• [ ] Tham khảo hướng dẫn giao thông Nhật Bản
• [ ] Thông báo với gia đình về lịch bay chi tiết

4. Sinh Hoạt Ban Đầu Tại Nhật Bản

Những ngày đầu tại Nhật có thể rất bỡ ngỡ. Dưới đây là những điều cần làm để ổn định cuộc sống nhanh chóng.

Đăng ký SIM điện thoại

Để làm nhiều thủ tục (ngân hàng, bảo hiểm, đăng ký dịch vụ), bạn cần có số điện thoại Nhật. Các lựa chọn phổ biến:

• Nhà mạng lớn (Docomo, SoftBank, au): Gói đầy đủ nhưng cần hợp đồng dài hạn
• MVNO (IIJmio, Mineo...): Giá rẻ hơn, linh hoạt hơn
• SIM du lịch: Cho người mới đến, dùng tạm trong 1-2 tuần đầu

Xem thêm tại Điện thoại và Internet tại Nhật Bản.

Chi phí ban đầu cần chuẩn bị

Mẹo tiết kiệm: Nhà UR (公営住宅) không có tiền cọc, không có reikin, không phí môi giới — rất phù hợp cho người mới đến Nhật.

Tham khảo thêm về nhà ở tại Nhà ở và Thuê phòng tại Nhật Bản.

5. Thủ Tục Cần Làm Trước Khi Về Nước

Khi đã quyết định kết thúc thời gian ở Nhật và trở về Việt Nam, có rất nhiều thủ tục cần hoàn thành. Theo Living in Nihon - Hướng dẫn thủ tục rời Nhật, bạn nên bắt đầu chuẩn bị từ 3 tháng trước khi rời đi.

Timeline chuẩn bị về nước

Nộp đơn chuyển đi (転出届 - Tenshutsu Todoke)

Đây là thủ tục quan trọng nhất khi rời Nhật. Nếu không nộp đơn này, hồ sơ cư trú của bạn vẫn còn tồn tại trong hệ thống, dẫn đến:

• Tiếp tục bị thu phí bảo hiểm y tế
• Tiếp tục bị tính thuế cư trú
• Các khoản nợ tích lũy mà bạn không biết

Cách nộp:

1. Đến văn phòng thành phố/quận nơi bạn đăng ký hộ khẩu
2. Mang theo thẻ cư trú (Zairyu Card) và hộ chiếu
3. Mang bằng chứng ngày xuất cảnh (vé máy bay)
4. Nộp đơn trong vòng 14 ngày trước ngày rời Nhật
5. Trả My Number Card tại thời điểm này (thẻ sẽ hết giá trị khi bạn chuyển ra nước ngoài)

6. Xử Lý Tài Chính Trước Khi Về Nước

Phần tài chính thường bị nhiều người bỏ qua cho đến phút chót, nhưng đây là một trong những việc phức tạp nhất khi rời Nhật.

Đóng tài khoản ngân hàng

Đến ngân hàng trực tiếp với:

• Sổ ngân hàng (通帳)
• Thẻ ATM/debit
• Con dấu (hanko) hoặc chữ ký
• Thẻ cư trú + hộ chiếu

Một số ngân hàng cho phép đóng tài khoản qua mail hoặc online — hãy kiểm tra trước.

Xin hoàn trả lương hưu (年金脱退一時金)

Đây là quyền lợi nhiều người Việt bỏ lỡ! Nếu bạn đã đóng lương hưu tại Nhật trên 6 tháng, bạn có quyền xin hoàn trả sau khi về nước.

Điều kiện:

• Không có quốc tịch Nhật Bản
• Đã xuất cảnh khỏi Nhật Bản
• Nộp hồ sơ trong vòng 2 năm kể từ ngày rời Nhật

Lưu ý: Quá trình xử lý thường mất 3-6 tháng. Xem thêm tại An sinh xã hội và Lương hưu tại Nhật Bản.

Xử lý thuế cư trú (住民税)

Thuế cư trú được tính dựa trên thu nhập của năm trước và tình trạng cư trú vào ngày 1/1 hàng năm. Nếu bạn rời Nhật trước khi thanh toán xong thuế:

1. Thanh toán hết trước khi đi nếu có thể
2. Hoặc chỉ định người đại diện nộp thuế (納税管理人) là người ở lại Nhật

Chuyển tiền về Việt Nam

Trước khi đóng tài khoản, hãy chuyển hết tiền về. Xem so sánh các dịch vụ tại Chuyển tiền từ Nhật Bản về Việt Nam.

7. Các Thủ Tục Khác Khi Rời Nhật

Ngoài các thủ tục chính trên, còn một số việc cần xử lý để tránh phát sinh vấn đề sau này.

Hủy các hợp đồng dịch vụ

Xử lý đồ đạc

• Bán đồ cũ: Sử dụng Mercari, Yahoo Auctions, hoặc Hard Off
• Gửi về Việt Nam: Dịch vụ chuyển phát quốc tế (EMS, Yamato International)
• Cho/tặng: Nhóm Facebook người Việt tại Nhật thường có nhiều người cần
• Vứt đúng cách: Theo quy định phân loại rác của địa phương

Trả thẻ cư trú tại sân bay

Khi làm thủ tục xuất cảnh tại sân bay, bạn bắt buộc phải trả Zairyu Card (thẻ cư trú) cho nhân viên xuất nhập cảnh. Thẻ sẽ bị đục lỗ và trả lại để bạn làm kỷ niệm hoặc dùng làm hồ sơ xin hoàn trả lương hưu.

Nếu bạn có kế hoạch quay lại Nhật: Hãy xin Re-entry Permit (tái nhập cảnh) tại cơ quan xuất nhập cảnh trước khi rời đi. Điều này cho phép bạn quay lại Nhật trong thời hạn được phép mà không mất tư cách lưu trú.

Kết Luận

Dù là chuẩn bị sang Nhật hay thực hiện thủ tục về nước, điều quan trọng nhất là bắt đầu sớm và lập kế hoạch chi tiết. Mỗi thủ tục đều có deadline và hậu quả nếu bỏ lỡ — từ phí phạt đến mất quyền lợi tài chính.

Bài viết này chỉ là điểm khởi đầu. Hãy tham khảo thêm các hướng dẫn chi tiết trên blog và các nguồn uy tín như MailMate - Leaving Japan Checklist để nắm đầy đủ thông tin nhất.

Nếu bạn đang chuẩn bị cho hành trình Nhật Bản, hãy đọc thêm:

• Hướng dẫn du học Nhật Bản toàn diện
• Hướng dẫn tìm việc làm tại Nhật Bản
• Quyền lợi pháp lý cho người nước ngoài tại Nhật