Điều Chỉnh Thuế Cuối Năm (Nenmatsu Chousei) tại Nhật Bản: Hướng Dẫn Toàn Diện

Nếu bạn đang làm việc tại Nhật Bản với tư cách nhân viên chính thức, mỗi năm bạn sẽ cần thực hiện điều chỉnh thuế cuối năm — hay còn gọi là Nenmatsu Chousei (年末調整). Đây là thủ tục quan trọng giúp bạn hoàn thiện nghĩa vụ thuế, và trong nhiều trường hợp, giúp bạn nhận lại tiền thuế đã nộp thừa trong năm. Bài viết này sẽ giải thích chi tiết Nenmatsu Chousei là gì, ai cần thực hiện, cần những giấy tờ gì, và quy trình diễn ra như thế nào — đặc biệt hữu ích cho người Việt đang sinh sống và làm việc tại Nhật Bản.

Nenmatsu Chousei Là Gì?

Nenmatsu Chousei (年末調整) là quá trình điều chỉnh thuế thu nhập cuối năm, được thực hiện bởi người sử dụng lao động (công ty) thay mặt cho nhân viên. Trong suốt năm, công ty sẽ khấu trừ thuế thu nhập hàng tháng từ lương của bạn dựa trên mức ước tính. Tuy nhiên, do thu nhập thực tế, các khoản khấu trừ và hoàn cảnh cá nhân có thể thay đổi, số thuế khấu trừ thường không khớp chính xác với số thuế bạn thực sự phải nộp.

Nenmatsu Chousei sẽ điều chỉnh sự chênh lệch này:

• Nếu bạn nộp thừa thuế → Bạn sẽ được hoàn lại tiền vào lương tháng 12 hoặc đầu tháng 1
• Nếu bạn nộp thiếu thuế → Phần còn thiếu sẽ được trừ vào lương cuối năm

Hầu hết nhân viên làm việc toàn thời gian tại một công ty Nhật Bản sẽ không cần tự làm bất cứ điều gì phức tạp — công ty sẽ xử lý phần lớn thủ tục, và bạn chỉ cần điền vào các mẫu đơn mà họ cung cấp.

Để hiểu thêm về hệ thống thuế tổng thể tại Nhật Bản, bạn có thể tham khảo hướng dẫn về thuế tại Nhật Bản của chúng tôi.

Ai Cần Thực Hiện Nenmatsu Chousei?

Nenmatsu Chousei áp dụng cho nhân viên đang làm việc tại công ty Nhật Bản tính đến ngày 31/12 của năm đó, bao gồm cả nhân viên bán thời gian (arubaito) và nhân viên hợp đồng.

Các trường hợp KHÔNG được thực hiện Nenmatsu Chousei mà phải tự nộp khai thuế (Kakutei Shinkoku):

Nếu bạn thuộc các trường hợp trên, hãy tham khảo thêm về quy trình làm việc tại công ty Nhật Bản để nắm rõ nghĩa vụ thuế của mình.

Các Mẫu Đơn Cần Thiết Trong Nenmatsu Chousei

Vào khoảng tháng 10-11 hàng năm, công ty sẽ phát cho nhân viên các mẫu đơn cần điền. Dưới đây là các mẫu đơn phổ biến nhất:

Mẫu 1: Khai Báo Người Phụ Thuộc và Giảm Thuế Cơ Bản

(扶養控除等（異動）申告書 - Fuyō Kōjo Tō Idō Shinkokusho)

Đây là mẫu quan trọng nhất và mọi nhân viên đều phải nộp, kể cả người độc thân không có người phụ thuộc. Mẫu này khai báo:

• Thông tin cá nhân (tên, địa chỉ, Mã số My Number)
• Người phụ thuộc (vợ/chồng, con cái, cha mẹ)
• Giảm thuế cơ bản (基礎控除 — ¥580,000 từ năm 2025)

Mẫu 2: Khấu Trừ Phí Bảo Hiểm

(保険料控除申告書 - Hokenryō Kōjo Shinkokusho)

Mẫu này dành cho những ai có bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm động đất, hoặc bảo hiểm hưu trí tư nhân. Mức giảm thuế tối đa có thể lên đến ¥120,000.

Mẫu 3: Giảm Thuế Thu Nhập Vợ/Chồng

(配偶者控除等申告書 - Haigūsha Kōjo Tō Shinkokusho)

Nếu vợ hoặc chồng bạn có thu nhập dưới ¥1.03 triệu/năm, họ được tính là người phụ thuộc và bạn có thể được giảm ¥380,000 thu nhập tính thuế. Nếu thu nhập của họ trong khoảng ¥1.03–¥1.41 triệu, có thể áp dụng giảm thuế đặc biệt theo từng mức.

Mẫu 4: Giảm Thuế Lãi Vay Mua Nhà

(住宅借入金等特別控除申告書 - Jūtaku Kariirekin Tō Tokubetsu Kōjo Shinkokusho)

Dành cho những ai đang trả nợ vay mua nhà tại Nhật Bản. Năm đầu tiên bạn cần tự khai qua Kakutei Shinkoku, nhưng từ năm thứ hai trở đi có thể thực hiện qua Nenmatsu Chousei.

Để hiểu thêm về quy trình khai thuế tại Nhật, bạn có thể tham khảo hướng dẫn của Living in Nihon về khai thuế cho người nước ngoài — một nguồn tài liệu rất hữu ích bằng tiếng Anh.

Quy Trình Nenmatsu Chousei Từng Bước

Dưới đây là quy trình tiêu biểu mà hầu hết nhân viên sẽ trải qua:

Bước 1: Nhận mẫu đơn từ công ty (tháng 10–11)

Công ty sẽ phát các mẫu đơn kèm hướng dẫn. Một số công ty lớn có thể có hệ thống khai báo online.

Bước 2: Thu thập giấy tờ cần thiết

Tùy theo tình trạng cá nhân, bạn cần chuẩn bị:

• Chứng nhận phí bảo hiểm (từ công ty bảo hiểm, thường gửi bưu điện vào tháng 10–11)
• Thông tin My Number của bản thân và người phụ thuộc
• Giấy tờ chứng minh người phụ thuộc (đặc biệt nếu người phụ thuộc sống ở nước ngoài)
• Giấy chứng nhận dư nợ vay nhà (nếu có)

Bước 3: Điền và nộp mẫu đơn cho công ty (tháng 11–12)

Điền thông tin vào các mẫu đơn và nộp lại cho bộ phận nhân sự/kế toán trước thời hạn công ty quy định.

Bước 4: Công ty xử lý và tính toán

Bộ phận kế toán sẽ tổng hợp toàn bộ thông tin, tính lại thuế thu nhập thực tế cho cả năm và xác định số thuế hoàn lại hoặc còn thiếu.

Bước 5: Nhận kết quả vào lương tháng 12

• Nếu được hoàn thuế → Tiền sẽ được cộng vào lương tháng 12
• Nếu phải nộp thêm → Số tiền nhỏ sẽ bị trừ vào lương

Bước 6: Nhận Gensen Chōshūhyō (Phiếu Khấu Trừ Thuế)

Đầu năm sau, công ty sẽ phát cho bạn Gensen Chōshūhyō (源泉徴収票) — phiếu xác nhận tổng thu nhập và thuế đã nộp trong năm. Hãy giữ giấy tờ này cẩn thận, vì bạn sẽ cần nó nếu phải làm Kakutei Shinkoku hoặc khi xin visa, vay tiền.

Để biết thêm cách quản lý tài chính khi làm việc tại Nhật, tham khảo hướng dẫn về ngân hàng và tài chính cá nhân tại Nhật Bản.

Các Khoản Giảm Thuế Quan Trọng Cần Biết

Lưu ý quan trọng năm 2025: Mức khấu trừ cơ bản đã được nâng từ ¥480,000 lên ¥580,000, có nghĩa là nhiều nhân viên sẽ được hoàn thuế nhiều hơn so với các năm trước.

Bạn có thể tìm hiểu thêm thông tin chi tiết về hệ thống thuế Nhật Bản tại For Work in Japan — nơi có hướng dẫn chuyên sâu dành riêng cho người nước ngoài.

Lưu Ý Đặc Biệt Cho Người Việt Làm Việc Tại Nhật

Khai báo người phụ thuộc sống ở nước ngoài

Nếu bạn đang hỗ trợ tài chính cho gia đình ở Việt Nam (cha mẹ, con cái), bạn có thể được giảm thuế nếu chứng minh được mối quan hệ và việc hỗ trợ tài chính. Giấy tờ cần thiết bao gồm:

• Giấy xác nhận quan hệ gia đình (hộ khẩu, giấy khai sinh) đã được dịch sang tiếng Nhật
• Bằng chứng chuyển tiền (lịch sử giao dịch ngân hàng)
• Số tiền chuyển tối thiểu ¥380,000/năm cho mỗi người

Để tìm dịch vụ chuyển tiền uy tín về Việt Nam, xem hướng dẫn chuyển tiền từ Nhật Bản về Việt Nam.

Khi nào nên tìm tư vấn chuyên nghiệp

• Nếu bạn có thu nhập từ nhiều nguồn
• Nếu bạn đầu tư cổ phiếu hoặc bất động sản
• Nếu tình trạng cư trú thuế (居住者/非居住者) của bạn không rõ ràng
• Nếu bạn nhận thu nhập từ cả Nhật Bản và Việt Nam

Theo Japan Living Life, người nước ngoài mới đến Nhật thường mắc phải sai lầm khi không khai báo người phụ thuộc ở nước ngoài, dẫn đến thiệt thòi về thuế trong nhiều năm liên tiếp.

Đường dây hỗ trợ thuế tại Nhật Bản

• Cục Thuế Quốc gia (NTA): 0570-00-5901 (tiếng Nhật)
• Tư vấn thuế đa ngôn ngữ: Có sẵn tại các văn phòng thuế lớn trong mùa khai thuế
• e-Tax: Hỗ trợ 6 ngôn ngữ, hoàn thuế trong khoảng 3 tuần

Câu Hỏi Thường Gặp Về Nenmatsu Chousei

Q: Tôi có thể nhận được bao nhiêu tiền hoàn thuế? Số tiền hoàn lại phụ thuộc vào nhiều yếu tố — thu nhập, số người phụ thuộc, các khoản bảo hiểm. Trung bình, nhân viên có thể nhận hoàn từ vài nghìn đến vài chục nghìn yen.

Q: Nếu tôi quên nộp mẫu đơn thì sao? Nếu quên nộp mẫu Khai báo Người phụ thuộc, bạn có thể bị tính thuế cao hơn. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể điều chỉnh qua Kakutei Shinkoku từ tháng 2 đến tháng 3 năm sau.

Q: Nhân viên bán thời gian có cần làm Nenmatsu Chousei không? Có, nhưng nếu thu nhập từ bán thời gian dưới ¥1.03 triệu/năm và đây là nguồn thu nhập duy nhất, bạn thường không phải nộp thuế thu nhập. Công ty sẽ xác nhận điều này.

Q: Tôi mới đến Nhật giữa năm thì sao? Nếu bạn bắt đầu làm việc sau tháng 1, công ty vẫn sẽ thực hiện Nenmatsu Chousei cho phần thu nhập bạn nhận được trong năm đó.

Q: Cần tìm hiểu thêm ở đâu? Bạn có thể tham khảo Cẩm nang Nhật Bản về điền tờ khai Nenmatsu Chousei và hướng dẫn hoàn thuế cuối năm từ Smiles Wallet bằng tiếng Việt.

Kết Luận

Nenmatsu Chousei là thủ tục thuế quan trọng mà mỗi người đi làm tại Nhật Bản cần nắm rõ. Điểm tốt là phần lớn công việc được thực hiện bởi công ty — bạn chỉ cần điền đúng mẫu đơn và cung cấp đầy đủ giấy tờ. Đặc biệt, đừng bỏ qua cơ hội khai báo người phụ thuộc ở Việt Nam nếu bạn đang hỗ trợ tài chính cho gia đình — đây là quyền lợi hợp pháp của bạn và có thể giúp bạn tiết kiệm đáng kể số tiền thuế.

Hãy lưu ý thời hạn nộp mẫu đơn mà công ty đưa ra (thường là cuối tháng 11), chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và tận dụng mọi khoản giảm thuế hợp lệ. Nếu tình trạng thuế của bạn phức tạp, đừng ngại tìm đến chuyên gia tư vấn thuế.

Để hiểu thêm về các quyền lợi xã hội khác khi làm việc tại Nhật Bản, tham khảo bài viết về an sinh xã hội và lương hưu tại Nhật Bản.